Для малого и среднего бизнеса: как резко оптимизировать затраты на компьютерное “железо” и увеличить производительность труда

Поделиться

Любой “офисный” бизнес неизбежно сталкивается с вопросом постройки и поддержания компьютерной инфраструктуры. В совсем маленьких компаниях инфраструктуры вообще может не быть: почта бесплатная типа Gmail и Yandex, обмен файлами через файлообменники или Google Drive, общение в мессенджерах, важные корпоративные документы у босса в отдельной папочке, расшариваемой на всех сотрудников.

Правда, потом выясняется, что доступ к ней остается и у давно уволенных сотрудников, но об этом как раз и нижеследующий текст.

Компания растет. Вместе с ней растет понимание, что инфраструктура требует какой-то систематизации и, соответственно, денег. В офис въезжает серверный шкаф, в самом дальнем кабинете появляется Человек-админ, а статья расходов на все это добро регулярно начинает мозолить глаза.

Но ряд проблем остается. Как организовать хранение документов? Упорядочить доступ к ним для сотрудников с разными уровнями компетенций и правами? Не забывать деактивировать их аккаунты после увольнения?

А если нужно синхронизировать работу филиалов в разных городах и даже странах? Или не терять связь с сотрудниками “в поле”?

В общем, Человек-админ, конечно, многие вопросы закрывает, но ряд проблем остается, особенно в период роста компании.

Беларусы, само собой, в этом не одиноки. Люди вообще с большего везде одинаковые: стремятся разупорядочить чужую систему и выстроить вокруг себя удобный офисный мирок. Кому-то удобно пользоваться по рабочим делам “вайбером”, другой предпочитает Telegram и у него iPhone… Да это целая проблема.

Собрать в кучу офисную инфраструктуру, построить виртуальный офис можно. Ура! Этому помогают продукты на базе решения Office 365, реализовываемого компанией Microsoft. Office 365 - это легальный набор знакомых с детства программ (Word, Excel, PowerPoint и других), вписанных в экосистему Windows в облачном или земном варианте.

s2.png

Office 365 строится вокруг сердца - Teams. Она объединяет все приложения и сама по себе выступает как мессенджер, планировщик задач, календарь, файлохранилище. В единый интерфейс вписаны все инструменты, он визуализирует связи внутри компании независимо от места нахождения работника - в другом городе, на объекте, в отпуске.

Например, начальник отдела ставит задачу своему подчиненному с конкретным дедлайном. Подчиненный получает нотификацию и email о постановке задачи, а вместе с тем и доступ к необходимым документам. Под задачей можно организовать микро-чат со всеми участниками процесса.

s4.png

Или так: в соседнем городе существует объект, на который регулярно выезжает ряд сотрудников. Эти сотрудники выделены в отдельный проект, к проекту “привязаны” и документы, и переписки, и календарь, и планировщик. Вместе с этим они находятся в отдельном чате, имеют доступ к видеоконференциям.

s5.png

Все это работает не только на компьютерах, но и смартфонах, разумеется.

Как уже говорилось выше, Office 365 предполагает легальную установку и традиционных программ типа Word и Excel. И эти программы могут сохранять документы не только локально, но и в облаке, чтобы они уже никогда-никогда не потерялись или не исчезли с уходом сотрудника.

s6.png

Все политики безопасности на каждого человека в компании управляются из единого центра. Загрузка по отдельным людям анализируется на основе данных из планировщика и календаря. Наконец, Teams может забирать данные из очень многих интернет-сервисов, которыми мы привыкли пользоваться (хоть Evernote, хоть Trello).

s3.png

За отдельную плату решение расширяется программой Power Bi, визуализирующей абсолютно любые данные, важные для вашего бизнеса. Объемы продаж в филиалах? Расход мыла в туалетах? Прожорливость курьерских машин? В виде графиков и диаграмм можно представить абсолютно все - это такой интерактивный дашборд, наглядно показывающий положение дел в компании в режиме онлайн.

s1.png

Внедрение виртуального офиса значительно сокращает расходы на капитальные затраты при построении компьютерной инфраструктуры, переводя их в операционные. Система работает на абонентской плате (от $5 в эквиваленте за пользователя с одним и более рабочими местами) и не требует поддержания со стороны отдельного специалиста, а также наличия серверов. Она внедряется сотрудником в Беларуси, а ее работоспособность и обновления делаются силами разработчика, то бишь Microsoft.

Внедрением Office 365 в Беларуси занимается компания “Айти Эксперт”. Ее специалисты подробно расскажут о преимуществах и экономии, продемонстрируют данные о вовлечении сотрудников в рабочие процессы благодаря проникновению системы в том числе на смартфоны.

Контактный телефон: +375 29 3501111 или  email morozov@ite.by

Дополнительная информация на сайте Office-365.by




***
Поделиться
Материалы по теме:
Обсуждение:
Читайте также: